Lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng là điều tiên quyết và cốt lõi để làm nên thành công cho sự kiện. Tuy nhiên không phải ai cũng biết...
Lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng là điều tiên quyết và cốt lõi để làm nên thành công cho sự kiện. Tuy nhiên không phải ai cũng biết rõ quy trình thực hiện và những điều cần có trong bản kế hoạch này nên hy vọng những gì chúng tôi chia sẻ dưới đây sẽ có ích đối với những ai đang có ý định làm chương trình hội nghị khách hàng.
Những việc cần làm khi có kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng
Một bản kế hoạch chi tiết, đầy đủ là phần không thể thiếu để làm nên một sự kiện, nhất là hội nghị khách hàng. Có không ít người vì thiếu kinh nghiệm và chưa tìm hiểu kĩ nên đã không lên kế hoạch hoặc không có được một bản kế hoạch đầy đủ, hệ quả là sự kiện diễn ra không được như mong muốn, có nhiều thiếu sót, không đọng lại cảm xúc trong lòng khách tham dự...
Để có một bản kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng đem lại thành công cho sự kiện, nhất quyết bạn không nên quên những điều sau:
- Đưa ra ý tưởng tổ chức sự kiện
Một hội nghị khách hàng chuyên nghiệp cấu thành bởi 3 yếu tố: cộng đồng, doanh nghiệp và sự kiện. Bạn cần chú ý đến 3 yếu tố ấy trước khi đưa ra ý tưởng cho hội nghị này. Ý tưởng cần được đưa ra càng sớm càng tốt để có tiền đề thực hiện những bước về sau.
- Lên danh sách khách mời tham dự
Số lượng khách mời tham dự sự kiện có ảnh hưởng rất lớn đến việc thuê địa điểm, chuẩn bị giấy mời và quà tặng, quá trình đón tiếp... Không những thế, xác định được số lượng khách mời cũng là cách để bạn biết được quy mô tổ chức của sự kiện, nắm rõ được đặc trưng của từng nhóm khách mời từ đó biết được phong cách, nhu cầu của họ để có kế hoạch tổ chức phù hợp.
- Xây dựng kịch bản cho sự kiện
Trong kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng không thể thiếu kịch bản, trong đó các tiết mục và nội dung của chương trình cần được trình bày cụ thể, chi tiết theo từng đề mục:
+ Thời lượng cho tiết mục
+ Tên tiết mục
+ Nội dung lời nói của MC
+ Người phụ trách từng tiết mục
+ Các ghi chú cần có cho mỗi tiết mục như: đạo cụ, nhân sự...
- Phân công nhân sự, thiết bị
Con người là yếu tố then chốt để xây dựng và làm nên thành công của mỗi sự kiện. Vì thế cần có một đội ngũ nhân sự được phân chia công việc rõ ràng, cụ thể. Một chương trình hội nghị khách hàng tối thiểu cũng cần có: kỹ thuật hỗ trợ chạy chương trình, MC, lễ tân, camera, security... Bên cạnh đó, các thiết bị như backdrop sân khấu, âm thanh, ánh sáng, photo booth, bandroll, gallery quảng cáo,… cũng không thể thiếu.
- Ngân sách dự chi
Khi đã có kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng doanh nghiệp cũng cần hoạch định được ngân khách dự chi để tổ chức cho hợp lí, tránh lãng phí. Để làm được điều này thì bạn cần liệt kê chi tiết, đầy đủ các hạng mục cần chi đi kèm kinh phí dự chi một cách khoa học. Thực tế thì việc sử dụng ngân sách tổ chức sự kiện sao cho hiệu quả mà vẫn tiết kiệm luôn là bài toán làm đau đầu những người làm sự kiện.
Sau mỗi sự kiện doanh nghiệp, đặc biệt là những cá nhân trực tiếp tham dự vào khâu tổ chức nên tổng kết để đánh giá lại hoạt động của mỗi bộ phận xem đã làm được những gì, thiếu sót những gì để rút kinh nghiệm cho những lần sau. Việc gặp gỡ khách hàng để ghi nhận đánh giá của họ về sự kiện mới diễn ra cũng là điều không nên bỏ qua bởi nó giúp khách hàng thấy được tầm quan trọng của mình, có mối quan hệ gắn kết bền chặt hơn với doanh nghiệp.
Bạn đang có kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng nhưng còn bỡ ngỡ về vấn đề này, bạn cần một đơn vị chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm để hiện thực hóa kế hoạch theo đúng ý muốn của mình, Media Pro là một gợi ý không tồi dành cho bạn. Hãy trao niềm tin cho chúng tôi, cam kết bạn sẽ nhận lại sự hài lòng.
https://www.mediapro.vn
https://www.mediapro.vn/2019/07/Can-lam-gi-khi-co-ke-hoach-to-chuc-hoi-nghi-khach-hang.html
Xem Thêm: Cac hoat dong khong the thieu khi to chuc tet trung thu - https://www.mediapro.vn/2019/07/Cac-hoat-dong-khong-the-thieu-khi-to-chuc-tet-trung-thu.html
COMMENTS